NOTESSIDAN

Allt om Lotus Notes & Domino




Arkivera mail och minska mailfilernas storlek
Min erfarenhet när jag är ute hos kunder är att organistaion drar sig för att sätta Quota på mailfiler och låter istället mailfilerna växa. En mailfil på 1GB är inte så ovanligt i vissa organisationer, jag lagrar själv i stort sätt allt i min mailfil för då har jag alltid alla filer och mail med mig och jag slipper annan synkprogramvara på min dator. (Mailfilerna är förvånandsvärt snabba även om dom över 1Gb)

För många organisationer kan det lätt bli problem om för många personer får för stora mailfiler eftersom man måste hålla på och köpa ny disk hela tiden. vad man behöver då är att hitta ett sätt att antingen få dom anställda manuellt arkivera sina mail eller göra det med automatik.

Jag är ingen expert på arkivering men jag har här listat några sätt man kan använda för att minska storleken på mailfiler. känner du till några andra bra lösningar ? lämna gärna en kommentar.

IBM Commonstore for Lotus Domino
En produkt som fler och fler större organisationer väljer är IBM Commonstore for Lotus Domino. Commonstore är en produkt som tillsammans med IBM Content Manager arkiverar epost till DB2. Arkiveringen sätts upp centralt och sköts automatiskt. Användarna ser sina mail som vanligt och kan även söka som vanligt i sin mailfiler, när man öppnar ett arkiverat mail får man en länk till arkivet. funkar både i Notesklient och i DWA.

Inbyggd ND arkivering
Det finns 2 inbyggda sätt i Notes/Domino att arkivera mail. antingen kan man göra det själv på sin klient (klientbaserad arkivering), eller låta servern göra det (Serverbaserad arkivering). i båda fallen kan man sätta upp olika kriteria för när ett mail ska skickas till arkivering och i båda fallen lagras dom arkiverade mailen i en ny mailfil. Med klientbaserad arkivering kan man välja om dom arkiverade mail ska lagras lokalt på sin maskin eller på servern.

Quota
Mailquota är en funktion i Domino som förhindrar att en mailfil blir större än man sagt att den ska bli. Om mailfilen når sin quota får användarna meddelande om detta. inkommande mail kan fortsätta att komma in även om quotan är nådd men användare kan inte själva överskrida quotan genom att skapa dokument i mailfilen.

Ersätt alla bilagor med länkar
I vissa fall vill man kanske undvika att användare lagrar bilagor i sin mailfil och man vill kanske underlätta för dom att ta bort dessa bilagor. Man kan då bygga in en funktion i mailfilen som låter användarna själva markera mail innehållande filer och med ett enkelt knapptryck lagra ned bilagorna till filsystemet. Bilagorna tas bort från mailet och en länk skapas som pekar på filsystemet. (när användaren öppnar mailen och klickar på länken öppnas filen från filsystemet) det finns en gratis agent för just detta att ladda ned här som man kan bygga in i användarnas mailfiler. (tack Johannes)

Bättre överblick över alla mail med OpenNTF Mail Experience
Själv kör jag en gratis mailmall från OpenNTF och har då lite mer vyer som gör att jag får en bättre överblick över vilka mail som är stora och vilka mail som har bilagor. Ibland kan det hjälpa en hel del om man bara kan informera användare hur stor deras mailfil är eller hur stora mailen är.






Här är några andra sätt att minska storleken på mailfiler



Relevanta Poster på Notessidan:



Publicerad 2007-02-21 | Kommentarer: 1 | Läsningar: 3167
Kommentarer

Thomas Adrian ( 2007-03-01 13:20:11 ) Websida
Jag glömde en inbyggd arkiveringslösning i Domino, nämligen Shared Mail som är en funktion för att lagra mail till flera mottagare centralt och på så sätt minska mailfilsstorlek. Shared mail har blivit mycket bättre sen version 4 och 5 och är nu ett bra alternativ.

/Thomas



Sök på Notessidan
Thomas Adrian
ThomasCertifierad utvecklare och administratör inom Notes & Domino

Kontakta mig







Senaste Sökningarna på Notessidan
Sön - sharepoint (R:1)
Sön - räkna and antal and besökare (R:0)
Sön - browser (R:17)
Sön - stoppar and mail (R:1)
Sön - korrupt (R:3)
Sön - böcker (R:0)
Sön - kalendern (R:12)
Sön - feature (R:15)
Sön - print and mime (R:2)
Sön - länka (R:0)
Sön - databasen (R:94)
Sön - access (R:47)
Sön - outlook (R:15)
Sön - webanvändare (R:0)
Sön - google and maps (R:6)
Sön - juffe (R:2)
Sön - uidoc.print (R:1)
Sön - java and lotusscript (R:26)
Sön - besök (R:0)




Databasstatistik Blogg
Uppdateras var 15:e Minut

Antal Poster:562
Antal Kommentarer: 1405
Alla sidvisningar idag:
Unika Besökare idag:
Databasstorlek: 153,25Mb
Fixup: 2019-09-22 21:33:25
FT:2019-09-23 07:19:27
DB Procent använd: 99,5
Antal Agenter: 42
Antal Formulär: 65
Antal Vyer: 60
Antal Dokument: 7983
Antal Image Resources: 108
Antal Subformulär: 18
Antal Scriptbibliotek: 11
Totalt Antal Designelement: 576
Antal Attachments: 159
Antal Konflikter: 0
Server version 1: 405
Server version 2: Release 9.0.1FP9|August 14, 2017
Server Plattform: Windows/64
Ändrad: 2019-09-23 09:09:43
Server Tidszon: Z=-1$DO=1$DL=3 -1 1 10 -1 1$ZX=131$ZN=W. Europe
Region:
Kommentarsspam Idag: 7
Kommentarsspam Totalt: 18902


BlogRankers.com

Top Sites at iWEBTOOL.com

Fight Spam! Click Here!

Bloggtoppen.se

Listed on BlogShares

Increase website traffic

Top Internet Blogs

Site Checker